STOCKS - Um problema só é problema se o vemos como tal

Sendo a correta gestão dos custos um factor determinante para a sobrevivência das empresas, a correcta gestão do Stock e o custo associado à sua posse, não foge a essa regra.
Mas na realidade o que é hoje feito pelas empresas relativamente a este tema?
Nas diversas conversas que vou tendo com os muitos interlocutores com quem interajo, todos têm consciência de que o valor de stock tem impacto na actividade (e resultados) da empresa, mas verdadeiras medidas são muito raramente tomadas. Em caso de dúvida, o "Serviço ao cliente" prevalece sobre as "Medidas de redução de custos".
Mas terá que ser assim? Não existirá um ponto de equilíbrio?Um inquérito da ICQ International revelou algumas das medidas hoje praticadas pelas empresas. Essas práticas são essencialmente as seguintes:

Top 10 das práticas para redução de stock
Realização de inventários periódicos	65%
Análise de utilização dos produtos e prazos de entrega	50%
Redução do Stock de segurança	42%
Utilizar uma abordagem ABC (regra 80/20)	37%
Melhoria do processo de inventário	37%
Transferir Stock para o fornecedor	34%
Redefinir as quantidades por encomenda	31%
Melhorar métodos para determinar previsões de produtos A e B	23%
Coordenar entregas com os fornecedores	22%
Implementar novo software de gestão de stock	21%

Mas serão estas práticas realmente eficazes e verdadeiras medidas de redução de custos?

Parecem mais medidas avulso sem qualquer base de sustentação e sem ter em consideração todas as variáveis. Nos vários livros existentes no mercado, os métodos para efectuar o cálculo do custo associado à posse de stock, não variam muito. Apresentaremos de seguida os valores assumidos por alguns especialistas, que representam uma aproximação fiável aos valores reais. Claro está, que estes valores poderão variar de empresa para empresa, mas representarão um média de todas as empresas que têm que lidar com stock na sua actividade diária.

Custos do capital:

Este é de longe o principal fator a pesar no Custo de manter um Stock. O custo do dinheiro. Isso inclui os juros que têm que ser pagos pela obtenção de dinheiro, mas é muito mais do que apenas isso.

É também o custo de oportunidade. De uma maneira abrangente, considera-se que o Custo de Oportunidade de um activo (neste caso o stock) é calculado multiplicando-se o seu valor pela Taxa de Oportunidade.

Vários autores consideram que este custo pode valer cerca de 12% do valor do stock.

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Porque falham as empresas ?

Quem faz a gestão da sua empresa, com certeza compreende a importância da Gestão do seu fundo de maneio.

Numa economia onde uma grande parte (para não afirmar, a grande maioria) dos empresários avalia o sucesso da sua actividade pela diferença entre o valor de custo e o valor da venda (seja ao nível de fornecimento de produtos, serviços ou ambos), não é de estranhar comentários como “… sei que ganho dinheiro com a minha actividade, mas a conta bancária da empresa está sempre a zeros, e estou permanentemente a recorrer ao crédito…”.

A realidade diz que os falhanços das empresas acontecem com maior frequência por falta de liquidez do que por insolvência técnica. O Fundo de Maneio é onde a empresa habitualmente se vê forçada a colocar grande parte da sua Liquidez.

Como se obtém então o valor de Necessidades de Fundo de Maneio?

Necessidades de fundo de maneio =

+ Clientes (saldo)

+ Existências (stock)

- Fornecedores (saldo)

Então que medidas poderão ser tomadas para diminuir as necessidades de fundo de maneio?

Genericamente as medidas enquadram-se em 3 campos

• Minimizar as quantidades e valores em stock;
• Minimizar os prazos e montantes em recebimento;
• Maximizar os prazos e montantes de pagamento.

Alguns exemplos de acções a tomar, para atingir esses objectivos:

• Negociar com fornecedores prazos mais dilatados de pagamento e um crédito mais elevado (evitando desse forma o recurso ao financiamento bancário);
• Uso de “Factoring” para antecipar recebimentos (mas tendo em atenção aos custos desse processo de financiamento);
• Atribuir descontos de pronto pagamento para recebimento antecipado;
• Maior esforço sobre o processo de cobranças diminuindo o saldo de clientes e respectivo prazo de recebimentos;
• Minimizar as necessidades de investir em stock, programando entregas ou negociar com os fornecedores a entrega de mercadorias em consignação;
• Utilizar processos e ferramentas que permitam um correcto controle de movimentos de mercadorias e gestão do stock existente (em algumas actividades, não esquecer que mercadorias usadas e não facturadas, são consideradas stock).

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Gestão dos Custos

Este é um tema sempre actual. Todos os dias se ouve referir que o segredo do sucesso de uma empresa, está na capacidade de controlar os seus custos.

A carga tributária, a enorme concorrência com produtos e serviços (a preços cada vez menores) e clientes mais exigentes, tornam o dia a dia das empresas mais difícil e obriga os seus responsáveis a uma procura permanente de novos pontos de equilíbrio.

Está correcto afirmar, que é o mercado que faz o preço. No entanto, compete ao empresário adaptar-se e estruturar-se, de forma a se compatibilizar com essa necessidade. Tudo começa no mercado. Os sistemas de custos das empresas precisam partir daí e ir retrocedendo até chegar dentro das próprias empresas.

Especialmente em tempo de crise, a primeira acção que se tem tendência a tomar é reduzir o número de colaboradores. Na realidade as acções a ser tomadas devem ser mais amplas e não têm que partir do interior da própria empresa, ou seja quando se decide iniciar um processo de gestão de custos, grande parte dos resultados podem ser obtidos a partir de acções externas.

Partindo do princípio que qualquer gestor conhece as movimentações de mercado, os preços que se praticam (ou que os consumidores estão dispostos a pagar) e as necessidades dos clientes (ou prospects), podemos então afirmar que uma consolidação de uma estrutura de custos, passará por 3 grandes medidas:

Primeiro: Obtenção de dados de gestão da própria empresa de forma fácil e regular. O balancete gerado pela Contabilidade Geral, as informações de valor de stocks, etc; são alguns dos exemplos de informação que deve estar permanentemente disponível;

Segundo: Desenvolvimento de ferramentas (base dados, que pode ser uma simples folha de Excel) que permitam gerir os custos (sempre com prioridade ao serviço e por consequência ao cliente), análise de rentabilidade e de produtividade;

Terceiro: Tendo por base as informações geradas por esse aplicativo analítico, transforma-las em Processos de Decisão. Aí o papel de um parceiro credível, pode revelar-se crucial, nomeadamente para os gestores que ou não “têm tempo” para as análises de gestão ou desconhecem alguns dos seus princípios (ou processos de implementação).

Soluções podem passar por renegociar as condições com os diversos prestadores de serviços (condições de crédito, comunicações, transportes, etc.) bem como com os fornecedores de bens (descontos, politicas de compras e de devolução, etc.) e claro está, aliadas a estas medidas é fundamental controlar internamente excessos e desperdícios.

Como resumo, podemos hoje afirmar que ter sistemas operacionais de controlo e acompanhamento de custos, é seguramente um factor de sobrevivência na chamada “nova economia” em que os aumentos de competitividade, produtividade e rentabilidade, se revelam fundamentais.

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Contabilidade Geral vs Contabilidade de Gestão

A Contabilidade de Gestão está preocupada com o fornecimento de informações aos gestores, ou seja, pessoas dentro da organização, que dirigem e controlam o seu funcionamento.

Em contrapartida, Contabilidade Geral (ou Financeira) está preocupada com o fornecimento de informações aos accionistas, credores e outras entidades que estão fora de uma organização.

A contabilidade de gestão tem cada vez mais, um papel mais preponderante na vida das empresas. O seu principal objectivo é recolher informação, tratá-la e fornecê-la aos gestores, em tempo oportuno, para que estes possam tomar decisões imediatas. A sua informação possui um carácter interno, relacionado com questões de rentabilidade, estratégia, planeamento e controlo dos objectivos previamente definidos.

O futuro das empresas serão o reflexo das decisões actuais. O tempo não é de esperar mas sim de actuar. O ciclo de vida de uma empresa não tem que depender da sorte, azar, crise económica ou outros factores externos.

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A contabilidade nas empresas

A contabilidade é uma técnica de gestão que tem como finalidade a determinação da situação patrimonial das empresas e dos seus resultados, Mas…

…. actualmente o registo histórico da actividade não é suficiente para as organizações.
A permanente alteração ao nível do mercado, faz com que, ao nível dos decisores, exista uma necessidade crescente de antecipar situações, através duma análise profunda da sua situação e que lhes permita fundamentar decisões estratégicas.
Assim torna-se determinante a capacidade de diagnosticar a situação presente para antecipar o futuro.
A contabilidade já não pode ser portanto, apenas um elemento de simples recolha e análise de dados baseados no histórico da empresa, com o objectivo de prestar contas ao fisco, mas também uma técnica de gestão.
Devido a diversos factores, entre os quais os acréscimos concorrenciais, torna-se necessário, cada vez mais, conhecer e prever o futuro afim de definir objectivos, e planear a actividade mediante uma selecção das diversas alternativas possíveis suportada em factos e análises consistentes.
Para isso são necessários elementos de diverso tipo, que fundamentem essas escolhas - os dados que a contabilidade fornece devem constituir um auxiliar na obtenção desses elementos.
Por outro lado, após estabelecidos os objectivos e formulado o planeamento, existe a necessidade de estabelecer formas de controlo de gestão e mais uma vez a contabilidade deverá surgir como um importante auxiliar fornecendo os elementos indispensáveis a esse controlo.

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O dinheiro dita as regras

Qualquer empresa existe (não só, mas também) para a obtenção de resultados, sejam eles obtidos no curto ou no médio prazo. Para isso, é necessário planeamento e fundamentalmente ………. organização.
No entanto todos sabemos que estamos a viver uma crise económica a nível global. Um clima de instabilidade e de negativismo apoderou-se do mundo e, claro, as empresas não são excepção, até porque diariamente nos deparamos com notícias sobre despedimentos, falências e estatísticas negativistas.
O que deve um gestor então fazer? Cruzar os braços e esperar que a crise passe? Esta é uma das opções que tanto pode levar a uma sobrevivência que seguramente não será fácil, como à rápida extinção de toda a sua riqueza.
Qualquer um de nós pode decidir não "gerir" a sua vida pessoal, deixando-a "desenrolar-se" com o tempo, enfrentando as adversidades; é uma opção de vida com vários inconvenientes e vantagens. As empresas, no entanto, invariavelmente, exigem uma gestão profissional.
Sim, estamos em crise. Por isso mesmo, a pior coisa que podemos fazer é deixarmo-nos vencer pelo pessimismo. É tempo de ser proactivo, original e ter coragem para mudar. E quem conseguir construir algo agora, estará seguramente à frente da sua concorrência, quando a crise for apenas uma recordação.
Quais são então as medidas que se impõem às empresas que têm coragem para agir e que pretendem ter o controlo da sua actividade?

• Correcta estimativa de proveitos e custos.
• Acompanhamento mensal das estimativas, com correspondentes correcções.
• Financiamento do negócio, através de uma próxima colaboração com entidades prestadoras destes serviços (bancos, companhias de crédito, etc.).
• Avaliação rigorosa do risco de cada vez que consegue um novo negócio.
• Os stocks representam muito dinheiro e como tal é preferível mantê-lo activo no banco do que sedentário nas prateleiras.
• Cobrar atempadamente as dividas afim de evitar eventuais rupturas de tesouraria.
• Seleccionar os fornecedores através do acompanhamento do crédito disponível versus nível de serviço pretendido.
• Acima de tudo, apresentar resultados positivos. Quem quer ter o seu negócio financiado, credibilidade no mercado e evoluir, tem que o fazer através da apresentação de resultados.

Estas são só algumas das medidas que poderão fazer a diferença entre o sucesso ou o fracasso, seja uma grande, média ou uma micro empresa.

Quem conseguir construir algo agora, estará seguramente à frente da sua concorrência, quando a crise for apenas uma recordação.

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